Règlement d'ordre intérieur (ROI)

Titre I. Membres

Article 1. Critères d’adhésion à l’association. Les définitions des membres sont reprises aux statuts
Le candidat membre doit :
- être titulaire d’un diplôme universitaire ou de l’enseignement supérieur non universitaire et
- pouvoir démontrer :

1° soit qu’il a suivi avec succès une formation complémentaire dans le domaine de l’environnement d’un minimum de 300 heures et qui dispense un contenu pluridisciplinaire des sciences et techniques relatives à l’environnement ainsi qu’une approche générale du cadre législatif et institutionnel régional et une initiation aux méthodes et techniques de communication et de concertation sociale d’un minimum de 30 heures,

2° soit qu’il dispose d’une pratique effective de conseil en environnement de 2 ans minimum et
- poser sa candidature par écrit adressée au CA (cf. lettre de présentation de l’association).
La décision du CA doit être communiquée au candidat endéans les 15 jours par le président. La décision finale doit être prise par l’AG.

Article 2. Exclusion des membres  : Les conditions d’exclusion sont prévues dans les statuts à l’article 8. Un membre non cotisant depuis plus de 3 ans perd sa qualité de membre. Il la regagne automatiquement dès le renouvellement de sa cotisation.
Titre II. Assemblée générale
Article 3. Sauf les cas prévus par la loi ou par les statuts, les décisions de l’Assemblée générale sont prises à la majorité des voix des membres effectifs présents ou représentés. En cas de parité des voix, celle du président du Conseil d’administration est prépondérante. Tous les cas non prévus par les statuts ou par la loi, ainsi que par le présent règlement sont résolus par le Conseil d’administration, sous réserve de ratification par la plus prochaine Assemblée générale.
Article 4. Procuration : Les membres effectifs pourront se faire représenter à l’Assemblée générale par un autre membre effectif, celui-ci pourra être porteur de plusieurs procurations. Les membres sympathisants et les membres extraordinaires et d’honneur pourront participer aux Assemblées générales à titre consultatif.
Article 5. Droit de vote et cotisation : Ne sont pas considérés comme membres effectifs votants, les membres effectifs n’étant pas en règle de cotisation pour l’année précédente ou l’année en cours, au moment de l’Assemblée générale.

Titre III. Conseil d’administration
Article 6. Composition : L’Association est administrée par un Conseil d’administration composé de quinze membres effectifs au plus, élus au terme de trois ans par l’Assemblée générale à la majorité simple et, en tout cas, révocables par elle. L’Assemblée générale veillera à une juste représentation, entre hommes et femmes, régions et régimes linguistiques, dans la mesure du possible.
Article 7. Rôles des membres du Conseil d’administration : Le Conseil d’administration choisit en son sein un président, un ou plusieurs vice-présidents(s), un secrétaire et un trésorier. Les président et vice-président(s) seront choisis de manière à ce que chaque région soit au moins représentée par l’un ou l’autre.
Article 8. Délégation : Le Conseil d’administration nomme tous les agents, employés et membres du personnel de l’Association, il détermine leurs occupations et rémunérations.
Le Conseil d’administration peut, sous sa responsabilité, déléguer tout ou partie de la gestion journalière de l’association, avec l’usage de la signature afférente, à un gestionnaire, membre effectif ou non, et dont il fixera le pouvoir et, le cas échéant, la rémunération.
Article 9. Relations internationales : Le membre du Conseil d’administration mandaté pour les relations internationales sera soit vice-président soit président
Article 10. Missions particulières : Les autres administrateurs peuvent se voir chargés d’une mission particulière par le Conseil d’administration ou être nommés à un poste adjoint. Sinon ils participent au Conseil d’administration sans mission particulière.
Article 11. Convocation des réunions du Conseil d’administration : Le Conseil d’administration se réunit au moins six fois par an et à chaque fois qu’il est convoqué par le président ou à la demande d’un tiers des ses membres. Le Conseil d’administration est convoqué par écrit (courrier postal ou électronique ou fax) adressé à chaque administrateuravec une anticipation de huit jours francs fixant l’ordre du jour.
Tout administrateur qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire d’office.
Article 12. Droit de vote au Conseil d’administration : Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas de parité des voix, le point est reporté à l’ordre du jour du prochain CA. Le Conseil d’administration peut délibérer valablement sur des points urgents qui ne sont pas mentionnés dans l’ordre du jour, pour autant que l’inscription de ces points soit admise à la majorité des deux tiers des membres présents. Le Conseil d’administration est valablement constitué lorsque trois administrateurs au moins sont présents. Si ce nombre n’est pas atteint, le Conseil d’administration est convoqué à nouveau, mais à huit jours d’intervalle. Il peut alors délibérer quel que soit le nombre de membres présents
Article 13. Procédure écrite de prise de décision : En cas de besoin impérieux, le conseil d'administration peut appliquer une procédure écrite de prise de décision. Le secrétaire du Conseil d'administration consulte soit par mail, soit par courrier les autres membres du conseil d'administration en proposant une décision clairement documentée et argumentée ainsi qu'un délai de vote. Seul les votes transmis dans le délai peuvent être pris en compte et le quorum doit être atteint pour que le vote soit valide. Suite à la procédure de vote, le secrétaire et le président actent la décision dans le PV du CA suivant. Les autres administrateurs doivent être informés de la décision finale par le même vecteur que celui utilisé pour la consultation.
Article 14. Procès-verbal et démission : Il est tenu procès-verbal des réunions du Conseil d’administration. Les procès verbaux sont signés par le président et le secrétaire. Ils sont archivés à un endroit désigné par le Conseil d’administration et publiés dans le « Télex »
En cas de démission ou décès d’un administrateur, le Conseil d’administration peut choisir un membre effectif pour assurer le mandat vacant jusqu’à la prochaine Assemblée générale.

Titre IV. Groupes de travail
Article 15. Organisation : Le Conseil d’administration peut, sous sa responsabilité, déléguer une partie de ses missions à un groupe délégué, appelé Groupe de travail. Celui-ci est constitué de membres et de personnes ressources. Un membre de chaque Groupe de travail est désigné comme rapporteur auprès du Conseil d’administration pour faire part de l’avancée des travaux. Un appel aux membres sera fait à travers le « Télex » pour la constitution des Groupes de travail. Cette constitution doit s’effectuer en Assemblée générale. Chaque mandat de délégué créé aura une durée déterminée par le Conseil d’administration sans dépasser les trois ans renouvelables.

Titre V: Les projets portés par l’ABECE et sous-traités
Article 16. Les catégories de projets : Deux catégories de projets sont à prendre en compte:
- Les activités sur fonds propres ou sur base de subsides et sous-traités (brochure d’information, séminaires,...). Il s’agit de marchés que le Conseil d’administration de l’ABECE ouvre lui-même.
- les projets faisant suite à des appels d’offre (européens, régionaux,...) et élaborés par des membres de l’ABECE : il s’agit de marchés ouverts par l’extérieur et proposés par un membre, ils peuvent consister en marchés publics, de gré à gré ou de projets européens.
Article 17. Attribution des marchés : L’attribution de ces marchés doit toujours faire l’objet d’un accord du CA.
1/ Les marchés ouverts par le CA:
Le recours à des sous-traitants ne se fera que dans la mesure où aucun membre ne peut réaliser les actions bénévolement et sous réserve de budgets disponibles suffisants.
Une convention sera toujours établie entre l’ABECE et le sous-traitant précisant les compétences requises, le contenu de la tâche, la qualité attendue, la durée du travail,... L’activité à réaliser devra être précise.
Dans le cas où il s’agit d’une tâche dont la durée est supérieure à un an, la durée de la convention sera d’un an minimum afin de garantir une stabilité dans l’exécution. Au terme de l’année, la tacite reconduction pourra être envisagée si toutes les conditions conventionnelles sont toujours réunies.
Ces marchés seront offerts moyennant rétribution préférentiellement à un administrateur, ensuite à un membre ou une association partenaire, enfin à toute personne apte.
Au cas où plusieurs candidats sous-traitants se présentent (plusieurs administrateurs ou plusieurs membres), le choix s’opérera selon les critères suivants:
Offre la moins coûteuse
Offre la plus novatrice
Débutant comme indépendant (1ère année)
Alternance dans les prestataires (chaque 2 ans)
2/ Les marchés ouverts à l’extérieur et proposés par un membre:
L’exécution de ces marchés en sous-traitance permet de renforcer le réseau d’éco-conseil, de positionner l’ABECE comme acteur compétent, d’augmenter le volume d’activités de l’ABECE et de conforter son fonctionnement. Ils ne peuvent pas être sous-traités par l’ABECE tant qu’elle ne dispose pas des moyens financiers.
La sous-traitance s’envisagera préférentiellement avec le membre ayant élaboré le projet. Dans le cas où celui-ci ne peut ou ne veut l’exécuter, appel sera fait à un administrateur. Enfin, si aucun administrateur ne peut le réaliser, un appel sera lancé aux membres ou associations partenaires. Si plusieurs sous-traitants sont candidats, le choix s’opérera suivant les mêmes critères que pour les marchés internes.
Le sous-traitant assumera l’entière responsabilité financière et devra garantir le bon déroulement du projet (compétences, expériences,...). Il pourra utiliser le réseau.
Les critères d’acceptation d’un projet sont les suivants:
Le projet ne peut avoir pour effet une publicité commerciale.
Le projet doit consister en une nouveauté (projet pilote) ou comporter une avancée professionnelle dans le domaine de l’éco-conseil.
Les conditions du marché et la mission ne peuvent nuire à l’image de marque de l’ABECE mais au contraire la renforcer.
Aucun risque financier ne doit être encouru par l’ABECE.
L’activité à réaliser, les compétences requises, la qualité attendue, la durée du travail,... feront l’objet d’une convention entre l’ABECE et le sous-traitant.
Un administrateur non impliqué directement par le projet sera mandaté pour suivre le projet, son évolution et la qualité des prestations et produits. Un rapport d’activités (moral et financier) sera rédigé par le sous-traitant au terme de chaque semestre de fonctionnement du projet. Il sera présenté au Conseil d’administration.
Un administrateur doit être présent à la remise du travail au commanditaire.
La propriété des résultats revient à l’ABECE. Le sous-traitant pourra utiliser les résultats moyennant accord écrit préalable de l’ABECE et en mentionnant l’ABECE.

Titre VI. Dispositions diverses
Article 18. Exercice social : L’exercice social commence le premier janvier pour se terminer le 31 décembre de chaque année.
Article 19.Comptes et budget : Le compte de l’exercice écoulé ainsi qu’un rapport de gestion et le budget du prochain exercice seront soumis, chaque année, à l’approbation de l’Assemblée générale ordinaire. Les comptes auront été au préalable soumis aux réviseurs aux comptes désignés par l’Assemblée générale.
Article 20. Remboursements de frais : Tous les membres du Conseil d’administration peuvent bénéficier du remboursement de frais de déplacement liés à leur mission d’administrateur, à l’exception de la participation à l’Assemblée générale. Tout membre participant à un Groupe de travail ou un membre mandaté exceptionnellement par le Conseil d’administration pour une mission particulière peut bénéficier du remboursement des frais de déplacement liés aux activités du Groupe de travail ou à la mission.
Le tarif au kilomètre est défini par le Conseil d’administration. Tout autre remboursement de frais occasionné par les missions des administrateurs sera pris en compte sur présentation de pièces justificatives.
Les demandes de remboursement doivent être adressées au trésorier. Pour toute dépense extraordinaire, le Conseil d’administration doit donner son accord sur l’engagement de la dépense.
Article 21. Modification du ROI : Toutes modifications au présent règlement seront approuvées par l’Assemblée générale à la majorité des deux tiers.

Fait à Bruxelles, le 29 mars 2010
Pour l’Assemblée générale:
Cécile Alphonse, Présidente